1. Rechtsgrundlagen
Ihre Daten werden ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (in der jeweils gültigen Fassung) verarbeitet, insbesondere:
2 Verantwortliche Einrichtungen, Ansprechpartner/innen
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, wenn Sie Vorbereitungskurse auf Ergänzungsprüfungen am VWU oder bei seinen Kooperationspartnern besuchen oder Ergänzungsprüfungen am VWU ablegen, ist jene Universität, welche Ihnen die Ablegung von Ergänzungsprüfungen vorgeschrieben hat oder Sie zum Besuch der Vorbereitungskurse als außerordentliche/n Studierende/n aufgenommen hat:
- Universität Wien, Universitätsring 1, 1010 Wien, dsba@univie.ac.at
- Wirtschaftsuniversität Wien, Welthandelsplatz 1, 1020 Wien, datenschutz@wu.ac.at
- Technische Universität Wien, Karlsplatz 13, 1040 Wien, datenschutz@tuwien.ac.at
- Medizinische Universität Wien, Spitalgasse 23, 1090 Wien, datenschutz@meduniwien.ac.at
- Universität für Bodenkultur Wien, Gregor-Mendel-Straße 33, 1180 Wien, datenschutz@boku.ac.at
- Veterinärmedizinischen Universität Wien, Veterinärplatz 1, 1210 Wien, datenschutz@vetmeduni.ac.at
Wenn Sie von mehreren der genannten Universitäten Zulassungsbescheide mit vorgeschriebenen Ergänzungsprüfungen erhalten haben, betreffen die folgenden Textpassagen immer alle diese Universitäten gemeinsam. Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird im folgenden Text immer nur von einer einzigen Universität gesprochen.
Die OeAD-GmbH – Agentur für Bildung und Internationalisierung, Ebendorferstraße 7, 1010 Wien (OeAD-GmbH), sowie die oben genannten Kooperationspartner sind lediglich Auftragsverarbeiterinnen Ihrer Universität, d.h. sie verarbeiten Ihre Daten nur im Auftrag der zuweisenden Universität.
3 Ihre Rechte
3.1 Recht auf Auskunft, Berichtigung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch, Löschung Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft seitens der verantwortlichen Universität über die verarbeiteten personenbezogenen Daten. Soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht, haben Sie ferner das Recht auf Löschung dieser Daten sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung. Ferner haben Sie das Recht auf Berichtigung der Daten sowie auf Einschränkung der Verarbeitung, auf Datenübertragbarkeit sowie auf Beschwerde bei der Österreichischen Datenschutzbehörde (Barichgasse 40-42, 1030 Wien, E-Mail: dsb@dsb.gv.at).
3.2 Kontaktdaten zur Inanspruchnahme Ihrer Rechte
Die OeAD-GmbH darf Ihre Daten, die sie im Auftrag der Universität verarbeitet, nicht eigenmächtig, sondern nur im Einklang mit den studienrechtlichen Bestimmungen, nach dokumentierter Weisung der Universität oder mit Ihrer Zustimmung berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken. Änderungen Ihrer Stammdaten müssen Sie zusätzlich auch selbst bei der Auftraggeberin bekannt gegeben (§ 59 Abs. 2 UG). Die OeAD-GmbH wird Sie im Anlassfall darauf hinweisen. Wenden Sie sich für Ihre Anfragen bitte an vwu@vwu.at oder schreiben Sie an oder sprechen Sie persönlich vor: Vorstudienlehrgang der Wiener Universitäten, Sechshauser Straße 33A, 1150 Wien. Alternativ haben Sie auch die Möglichkeit, sich direkt an den/die zuständige/n Datenschutzbeauftragte/n Ihrer Universität zu wenden (Kontaktdaten siehe Punkt 2).
4 Datenverarbeitung bei Anmeldung zum und während des Kursbesuchs am VWU
4.1 Arten der verarbeiteten Daten
Ihre bei der Anmeldung zum Kursbesuch am VWU oder bei einem Kooperationspartner bekannt gegebenen Daten werden zur Vorbereitung, Abwicklung und Dokumentation der Vorbereitungskurse benötigt und verarbeitet. Im Zuge der Abwicklung werden zusätzlich Daten zu Ihrem Studienstatus an der Universität, welche uns Ihre Universität bekannt gibt, Zahlungsinformationen zum Lehrgangsbeitrag und zu den Prüfungsgebühren sowie Daten zu Ihrer gesetzlichen Krankenversicherung (nämlich der zuständigen Krankenkasse, für welche Sie Bestätigungen über die Anmeldung zum Kursbesuch erhalten), zu Ihren Sprachkenntnissen, Ihrer Kurseinteilung, zu Ihrer Anwesenheit in den Kursen, zu Prüfungsanmeldungen und zu Ihren Lernfortschritten (Einstufung, Testergebnisse, Kursaufstiegsberechtigungen), welche von uns bzw. den Kooperationspartnern erhoben werden, verarbeitet. Ferner nutzen wir Ihre Daten für eine Kontaktaufnahme mit Ihnen und für Übermittlung von Informationen zu Ihrem Kursbesuch.
4.2 Weitergabe Ihrer Daten
Alle Ihre oben genannten Daten werden von der OeAD-GmbH an Ihre Universität weitergegeben, welche Sie als außerordentliche Studierende zum Besuch des Vorstudienlehrganges aufgenommen hat. Sofern Sie einen Vorbereitungskurs bei einem Kooperationspartner besuchen, werden Ihre Daten von der OeAD-GmbH auch an diesen Kooperationspartner weitergegeben. In Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen Ihrer Universität oder der OeAD-GmbH kann es dazu kommen, dass wir Ihre Daten auch an staatliche Behörden weitergeben müssen. Die OeAD-GmbH erhält Daten über Sie von der Universität, welche Sie als außerordentliche Studierende/r zum Besuch des Vorstudienlehrganges aufgenommen hat, z.B. ob Sie den Studienbeitrag/ÖH-Beitrag entrichtet haben und weiterhin als außerordentliche/r Studierende/r gemeldet sind. Ferner erhält die OeAD-GmbH Daten über Ihre Kurseinteilung, Ihrer Anwesenheit in den Kursen und zu Ihren Lernfortschritten (Einstufung, Testergebnisse, Kursaufstiegsberechtigungen) vom Kooperationspartner, bei welchem Sie Vorbereitungskurse besuchen.
4.3 Auftragsverarbeiter
Ihre Daten werden von der OeAD-GmbH an einen IT-Dienstleister, welcher unsere Verwaltungsdatenbank in einem geschützten Rechenzentrum betreibt, verarbeitet. Dieser IT-Dienstleister wurde von uns zu ausreichenden technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Sicherstellung des Schutzes Ihrer Daten verpflichtet. Diesem IT-Dienstleister ist die Weitergabe Ihrer Daten (außer in gesetzlich geregelten Fällen) nicht gestattet. Nähe Auskünfte zum IT-Dienstleister erhalten Sie unter vwu@vwu.at.
4.4 Bekanntgabe von Kurseinteilungen mittels Aushang
Bis zur Implementierung einer technischen Lösung, um Ihnen die Daten zu Ihrer Kurseinteilung direkt per E-Mail zukommen zu lassen, werden wir und gegebenenfalls die Kooperationspartner die Kurseinteilung lediglich mit Angabe Ihrer Matrikelnummer (ohne Namen) in den Räumlichkeiten des VWU bzw. der Kooperationspartner aushängen.
4.5 rechtliche Grundlage, Aufbewahrungsdauer
Die Datenverarbeitung erfolgt im Auftrag Ihrer Universität auf Basis des Art. 6 Abs. 1 lit b DSGVO (Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) und des Universitätsgesetzes samt Durchführungsverordnung (z.B. zur Studierendenevidenz).
Beachten Sie bitte auch die Datenschutzerklärung Ihrer Universität:
Ihre Daten werden im Auftrag der Universität aufbewahrt:
- Testunterlagen: 2 Jahre
- Anmeldedaten und sonstige Daten, welche für Amtshaftungsansprüche herangezogen werden können: 30 Jahre ab Beendigung Ihres Kursbesuchs.
5 Datenverarbeitung bei der Anmeldung zu und Ablegung von Ergänzungsprüfungen
5.1 Arten der verarbeiteten Daten
Ihre bei der Anmeldung zu Ergänzungsprüfungen am VWU bekannt gegebenen Daten werden zur Vorbereitung und Abwicklung der schriftlichen und/oder mündlichen Ergänzungsprüfung/en am VWU benötigt und verarbeitet. Ihre Daten werden auch zur Evaluierung der Ergänzungsprüfungen verarbeitet, wobei Ergebnisse dieser Evaluierungen nur in anonymisierter Form veröffentlicht werden. Ferner nutzen wir Ihre Daten zur Kontaktaufnahme und Übermittlung von Informationen zu Ihrer Ergänzungsprüfung an Sie.
5.2 Weitergabe Ihrer Daten
Ihre oben genannten Daten werden von der OeAD-GmbH an Ihre Universität weitergegeben, welche Ihnen die Absolvierung einer Ergänzungsprüfung vorgeschrieben hat. In Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen Ihrer Universität oder der OeAD-GmbH kann es dazu kommen, dass wir Ihre Daten auch an staatliche Behörden weitergeben müssen.
5.3 Auftragsverarbeiter
Ihre Daten werden von der OeAD-GmbH an einen IT-Dienstleister, welcher unsere Verwaltungsdatenbank in einem geschützten Rechenzentrum betreibt, weitergegeben. Dieser IT-Dienstleister wurde von uns zu ausreichenden technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Sicherstellung des Schutzes Ihrer Daten verpflichtet. Diesem IT-Dienstleister ist die Weitergabe Ihrer Daten (außer in gesetzlich geregelten Fällen) nicht gestattet. Nähe Auskünfte zum IT-Dienstleister erhalten Sie unter vwu@vwu.at.
5.4 Bekanntgabe der Prüfungseinteilung mittels Aushang
Bis zur Implementierung einer technischen Lösung, um Ihnen diese Daten direkt per E-Mail zukommen zu lassen, werden wir Ort und Zeit der Prüfungen lediglich mit Angabe Ihrer Matrikelnummer (ohne Namen) in den Räumlichkeiten des VWU aushängen.
5.5 rechtliche Grundlage, Aufbewahrungsdauer
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Art. 6 Abs. 1 lit c DSGVO (Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung, die die OeAD-GmbH unterliegt) bzw. des Universitätsgesetzes samt Durchführungsverordnungen (z.B. zur Prüfungsevidenz).
Beachten Sie bitte auch die Datenschutzerklärung Ihrer Universität:
Ihre Daten betreffend Ablegung der Ergänzungsprüfung(en), insbesondere Prüfungsprotokoll und Prüfungszeugnis, werden im Auftrag der Universitäten gemäß den gesetzlichen Bestimmungen (§ 53 Universitätsgesetz) 80 Jahre ab Ablegung der Ergänzungsprüfung aufbewahrt, die Prüfungs-unterlagen der Ergänzungsprüfung(en) selbst 2 Jahre ab Durchführung der Prüfung.
